Revisionssichere E-Mail Archivierung

Das Securepoint Unified Mail Archive (UMA) ist eine innovative Lösung zur sicheren, langfristigen und gesetzeskonformen Archivierung von E-Mails für kleine und mittelständische Unternehmen. Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen zur revisionssicheren Mailarchivierung durch die Signierung mit qualifizierten Zeitstempeln gemäß GoBD und BSI TR 03125 bringt die UMA von Securepoint sowohl im Geschäftsalltag als auch technisch Vorteile:

  • Intuitive Suchoberfläche im Google-Style ermöglicht das leichte Auffinden von Informationen in alten E-Mails und deren Anhängen.
  • Direkter Zugriff auf das Mailarchiv auch über Outlook-Plugin möglich.
  • Entlastung des Mailservers durch Auslagerung alter Mails ins Archiv.
  • Keine Softwareinstallation auf dem Mailserver notwendig.

Als Zusatznutzen erleichtert die Securepoint UMA den Umgang mit alten E-Mails, weil sich Informationen in Mails und indexierbaren Anhängen einfach und schnell auffinden lassen. Bestehende E-Maildatenbestände lassen sich durch ein Import-Tool in das Archiv übernehmen und können dann ebenfalls komfortabel durchsucht werden.

Bitte bedenken Sie bei Ihren Überlegungen zum Zeitpunkt der Einführung einer E-Mail Archivierungslösung, dass eine revisionssichere Archivierung nur für E-Mails generell nur für neu eingehende Mails möglich ist. Bestandsmails, die rückwirkend importiert werden, können zwar einfach und komfortabel durchsucht werden, eine rückwirkende revisionssichere Archivierung ist jedoch prinzipiell nicht möglich, da hierfür ein qualifizierter Zeitstempel bei Eingang am Mailserver erforderlich ist. Es ist also nicht möglich, E-Mails aus der Zeit vor Einführung einer E-Mail Archivierung gesetzeskonform zu speichern.

 

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